Urząd Miejski w Świeciu

Kontrole przeprowadzone w Gminie Świecie w 2005 r.

4. Ewidencja ludności.

5. Przeciwdziałanie narkomanii.

W Regulaminie organizacyjnym zaleca się ujęcie prowadzenia spraw z zakresu wydawania zezwoleń na uprawę maku i konopi oraz prowadzenia rejestru zezwoleń na uprawę maku przez właściwą komórkę organizacyjną.

6. Ewidencja działalności gospodarczej.

Nie stwierdzono przewlekłości w wydawaniu zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz decyzji o wykreśleniu przedsiębiorców z tej ewidencji.

Na zgłoszeniach i zawiadomieniach nie wpisywano adnotacji o dacie wpływu do Urzędu, brak było pieczątki wpływu określającą daty otrzymania i numeru ewidencyjnego z rejestru kancelaryjnego.

7. Groby i cmentarze wojenne.

2. Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej.

                    ( kontrola rozpoczęta w 2004 r., zakończona w 2005 r.)

Organ kontrolujący : Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy

1. Przekroczenie zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków budżetowych na kwotę 589,80 zł w 2003 r. i w I półroczu 2004 r. na kwotę 1.083,56 zł.
2. Wykazanie w sprawozdaniach budżetowych Rb-PDP i Rb-27S za 2003 r. i I p. 2004 r. danych niezgodnych z prowadzoną dokumentacją.
3. W zakresie spraw organizacyjnych :

• nie przeprowadzono kontroli 5 % wydatków podległych i nadzorowanych przez gminę jednostek organizacyjnych,

• niedopełnienie ustawowego obowiązku przeprowadzenia audytu wewnętrznego oraz nie zatrudnienie audytora wewnętrznego.

          4.       W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej :

• nieprawidłowości w sporządzaniu raportów kasowych,
• nie przeprowadzono ewidencji analitycznej do konta 020,
• ewidencjonowanie na koncie 229 zamiast na 290.

           5.      W zakresie realizacji dochodów niepodatkowych :

• wydanie w 2003 r. zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych od 4,5 % do 18 % przeznaczonych do spożycia poza miejscem sprzedaży na okres dłuższy niż 2 lata.

           6.      W zakresie legalności dokonywania wydatków :

• wypłacanie członkom Gminnej Komisji Rozwiązywania problemów Alkoholowych wynagrodzeń bez odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych,
• nieprawidłowe rozliczenie kosztów podróży służbowej zagranicznej,
• dokonywanie zwrotu kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych pracownikom Urzędu Miejskiego, pomimo nie zawarcia z pracownikami umów cywilnoprawnych.

III.   Ustalenie obrotu na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej za 2004 rok.

Organ kontrolujący : Urząd Skarbowy w Świeciu.

Uwagi.

Udział obrotu zwolnionego z ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w ogólnym obrocie za I półrocze 2004 r. jest niższy niż 70 %, co powoduje, że podatnik utracił prawo do zwolnienia podmiotowego i od dnia 1 września 2004 r. winien rozpocząć ewidencjonowanie za pomocą kasy fiskalnej obrotów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

IV.       Prawidłowości gospodarowania środkami publicznymi w roku 2004.

Organ kontrolujący : Urząd Kontroli Skarbowej w Bydgoszczy.

1. W zakresie uchwalania i wykonywania budżetu Gminy Swiecie – nie wykazano uwag.
2. W zakresie dochodów i wydatków budżetowych – nie stwierdzono nieprawidłowego wydatkowania dotacji. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wydatków na krajowe podróże służbowe i z tytułu składek na rzecz ZUS.
3. W zakresie sprawozdawczości finansowej – kontrolowana jednostka przestrzegała zasad i terminów sporządzania sprawozdań określonych w przepisach prawa. Kwoty wykazane w sprawozdaniach są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
4. W zakresie kontroli wewnętrznej – nie przeprowadzono kontroli 5 % wydatków w podległych i nadzorowanych jednostkach.
5. W zakresie przestrzegania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych – nie stwierdzono, żeby Gmina Świecie dokonując wyboru dostawców i wykonawców robót naruszyła przepisy ustawy.

V.  Realizacja zadań zarządzania i reagowania kryzysowego oraz ochrony ludności.

Organ kontrolujący – Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy.

Ocena.

Podejmowane w tym zakresie działania ocenia się na dobrze. Niektóre dokumenty organizacyjno-operacyjne wymagają poprawienia i uzupełnienia.

VI.   Gromadzenie i udostępnianie informacji o środowisku w latach 2004 –2005 ( 3 kwartały)

Organ kontrolujący – Najwyższa Izba Kontroli w Bydgoszczy

1. Organizacja pracy w Urzędzie w zakresie udostępniania informacji o środowisku i jego ochronie.

   Regulamin obowiązujący w latach 2004 – 2005 nie przewidywał prowadzenia spraw związanych z gromadzeniem i udostępnieniem informacji o środowisku i jego ochronie.

   Burmistrz Świecia Zarządzeniem Nr 1171/05 z dnia 7 listopada 2005 r. w spr. zmian w Regulaminie Organizacyjnym wprowadził nową treść zadań z zakresu ochrony środowiska polegającą między innymi na wprowadzeniu takich zadań jak prowadzenie publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie.

   W okresie objętym kontrolą Urząd Miejski zakupił na kwotę 366,- zł brutto, pochodzącą ze środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska o Gospodarki Wodnej, aktualizację programu komputerowego “Informacje” ( wersja 2.1.). Do dnia 25 października 2005 r. Urząd nie skorzystał z zakupionego programu ( zarówno z wersji 1.1. zakupionej 9 sierpnia 2002 r. jak i z wersji 2.1. ) do prowadzenia publicznie dostępnych wykazów danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie.

   Kierownik Wydziału Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Gospodarki Komunalnej zobowiązana została przez Burmistrza Świecia do natychmiastowego wprowadzenia informacji o środowisku i jego ochronie do programu “Informacje” oraz ich publicznego udostępnienia.

2. Prowadzenie przez Urząd publicznie dostępnych wykazów danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie.

   W Wydziale ROŚiGK prowadzone były w formie komputerowej bazy danych publicznie dostępne wykazy danych o dokumentach zawierających informacje i środowisku i jego ochronie.

3. Udostępnianie przez Urząd informacji o środowisku i jego ochronie.

   W Urzędzie prowadzono “Rejestr wniosków o udostępnienie informacji o środowisku”.

4. Odmowa ze strony Urzędu udostępnienia informacji o środowisku.

   W okresie objętym kontrolą Urząd nie odmawiał udostępniania informacji o środowisku i jego ochronie.

5. Pobieranie przez Urząd opłat za udostępnianie informacji i środowisku.

Ze względu na to, iż udzielane przez Urząd do dnia 30 września 2005 r. informacje o środowisku i jego ochronie nie wymagały wyszukiwania, sporządzania kopii i przesyłania, Urząd – stosowanie do postanowień art. 24 ust. 2 POŚ nie pobierał opłat za ich udostępnianie.