Urząd Miejski w Świeciu

Regulamin Organizacyjny Urzędu

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
URZĘDU MIEJSKIEGO
W ŚWIECIU

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Świeciu, zwany dalej "Regulaminem", określa zasady kierowania pracą Urzędu, zakres kompetencji i odpowiedzialności osób kierownictwa, szczegółową organizację Urzędu, zakres kompetencji i obowiązków komórek organizacyjnych, tryb i zasady podejmowania decyzji oraz organizację pracy w Urzędzie.

Ilekroć w regulaminie jest mowa o :
- Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Świecia,
- Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy,
- Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy,
- Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Świeciu,
- wydziale - należy przez to rozumieć Wydział Urzędu Miejskiego w Świeciu lub inne równorzędne komórki organizacyjne wchodzące w skład Urzędu,
- kierowniku wydziału - należy przez to rozumieć  również kierownika  innych komórek organizacyjnych Urzędu.

ROZDZIAŁ I

ZASADY KIEROWANIA PRACĄ W URZĘDZIE

§ 1

1. Burmistrz wykonuje zadania przy pomocy Urzędu Miejskiego.
2. Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz.
3. Burmistrz kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika  oraz kierowników wydziałów i referatów.

§ 2

Obowiązkiem Burmistrza jest :
1. Przestrzeganie Konstytucji RP, ustaw i innych przepisów prawa.
2. Przestrzeganie tajemnicy państwowej i służbowej.
3. Wykonywanie funkcji kierownika zakładu pracy w rozumieniu Kodeksu Pracy.
4. Reprezentowanie Gminy Świecie na zewnątrz.
5. Nadzorowanie realizacji budżetu.
6. Realizowanie polityki kadrowej i wspólnie z Sekretarzem odpowiadanie za przestrzeganie przepisów związanych ze stosunkiem pracy.
7. Wydawanie zarządzeń w sprawie wykonywania zadań  przez Gminę.
8. Wydawanie decyzji z zakresu administracji publicznej.
9. Udzielanie pełnomocnictwa w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji.
10. Wydawanie zarządzeń w sprawach nie cierpiących zwłoki w zakresie przepisów porządkowych i w sprawach mogących zagrażać życiu.
11. Przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej.
12. Określanie sposobu wykonywania uchwał Rady.
13. Mianowanie pracowników samorządowych.
14. Wydawanie zarządzeń wprowadzających w życie regulaminy dotyczące działalności Urzędu.
15. Rozpatrywanie i udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych.
16. Wykonywanie bezpośredniego nadzoru i merytoryczna odpowiedzialność za funkcjonowanie:
- Wydziału Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Gospodarki Komunalnej,
- Urzędu Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich,
- Referatu ds. Wojskowych, Obronnych i Obrony Cywilnej,
- Straży Miejskiej,
- Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej,
- Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji,
- Ośrodka Oświaty i Wychowania.

§ 3

Burmistrz może upoważnić do wydawania decyzji administracyjnych, o których mowa w § 2 pkt 7 - Zastępcę Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika oraz kierowników wydziałów i referatów Urzędu.

§ 4

Obowiązkiem Zastępcy Burmistrza  jest:
1. Przestrzeganie Konstytucji RP i innych przepisów prawa.
2. Chronić interesy Państwa, Gminy Świecie oraz prawa człowieka i obywatela.
3. Przestrzeganie tajemnicy państwowej i służbowej.
4. Racjonalne gospodarowanie środkami publicznymi.
5. Rozwijanie własnej wiedzy zawodowej.
6. Wykonywanie kompetencji Burmistrza w razie jego nieobecności lub niemożności pełnienia funkcji.
7. Wykonywanie bezpośredniego nadzór i merytoryczna odpowiedzialność za funkcjonowanie:
- Wydziału Budownictwa, Architektury, Geodezji i Gospodarki Gruntami,
- Wydziału Inwestycyjnego,
- Referatu Rozwoju Gospodarczego, Wspierania Przedsiębiorczości i Promocji Gminy,
- Ośrodka Pomocy Społecznej,
- Miejsko- Gminnej Przychodni Zdrowia,
- Gminnego Ośrodka Rehabilitacji i Reedukacji Dzieci z Uszkodzeniem Mózgu,
- Świetlicy Profilaktyczno-Wychowawczej "Gniazdo".

§ 5

Do zakresu obowiązków Sekretarza Gminy należą następujące zadania :
1. Przestrzeganie Konstytucji RP, ustaw i innych przepisów prawa.
2. Przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej.
3. Pełnienie stałego nadzoru nad funkcjonowaniem Urzędu.
4. Przestrzeganie zasad współżycia społecznego.
5. Dbanie o właściwy klimat stosunków wewnątrz Urzędu oraz w kontaktach z klientami.
6. Rozwijanie własnej wiedzy zawodowej.
7. Opracowywanie zakresu czynności dla poszczególnych stanowisk pracy.
8. Informowanie Burmistrza o konieczności zmian personalnych.
9. Nadzorowanie czasu pracy pracowników samorządowych.
10. Dbanie o wygląd i otoczenie budynków Urzędu.
11. Przygotowywanie projektu budżetu oraz sprawozdanie z jego wykonania w zakresie wydatków wynikających z działania Urzędu i funkcjonowania Rady Miejskiej.
12. Uczestniczenie w posiedzeniach Rady.
13. Wykonywanie bezpośredniego nadzoru  za właściwe przygotowanie materiałów na sesje.
14. Współpraca z sołectwami
15. Przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy.
16. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków.
17. Prowadzenie rejestru umów i zleceń.
18. Prowadzenie rejestru gminnych jednostek organizacyjnych.
19. Wykonywanie bezpośredniego nadzoru i ponoszenie odpowiedzialności za funkcjonowanie Wydziału Organizacyjnego.
20. Wykonywanie innych czynności powierzonych przez Burmistrza.

§ 6

Do zakresu obowiązków Skarbnika Gminy należą następujące zadania :
1. Przestrzeganie Konstytucji RP, ustaw i innych przepisów prawa.
2. Przestrzeganie tajemnicy państwowej i służbowej.
3. Rozwijanie własnej wiedzy zawodowej.
4. Realizowanie budżetu Gminy.
5. Przekazywanie pracownikom samorządowym wytycznych do opracowywania niezbędnych informacji związanych z projektem planu budżetowego.
6. Przygotowywanie projektu budżetu i sprawozdanie z jego wykonania.
7. Dokonywanie kontroli finansowej i w tym celu przygotowywanie i organizowanie obiegu dokumentów finansowych.
8. Dokonywanie analizy budżetu i  bieżące informowanie Burmistrza o jego realizacji.
9. Współpraca z  sołectwami w zakresie tworzenia budżetów sołectw w ramach budżetu gminy oraz udzielanie pełnych informacji, a także pomocy  w planowaniu budżetu przez sołectwa.
10. Przedstawianie propozycji co do mienia sołeckiego i nadzorowanie jego zarządzania.
11. Uczestniczenie w posiedzeniach Rady i Komisji Rady.
12. Opracowywanie prognozy budżetu Gminy na lata następne do celów zaciągania kredytów i pożyczek.
13. Organizowanie prac skutkujących maksymalizacją dochodów Gminy.
14. Inspirowanie działań służących efektywnemu wykorzystaniu środków finansowych będących w dyspozycji Gminy.
15. Przygotowywanie propozycji podwyżek wynagrodzeń pracowników, zgodnie z założeniami przyjętymi w budżecie.
16. Weryfikowanie sprawozdań rocznych i półrocznych sporządzanych przez jednostki organizacyjne.
17. Analizowanie wykonywanych zadań realizowanych przez Gminę pod kątem zgodności z budżetem.
18. Wykonywanie bezpośredniego nadzoru i ponoszenie odpowiedzialności za funkcjonowanie Wydziału Finansowego.

Rozdział II

SZCZEGÓŁOWA ORGANIZACJA URZĘDU

§ 7

Nazwa Wydziału / Referatu                                                 Symbol

1.     Wydział Organizacyjny                                                   OR
2.     Wydział Finansowy                                                         FN
3.     Wydział Budownictwa, Architektury, Geodezji,
        Gospodarki Gruntami i Planowania Przestrzennego      BAGiGG
4.     Wydział Rolnictwa, Ochrony Środowiska 
        i Gospodarki Komunalnej                                        ROŚiGK
5.     Urząd Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich                USCiSO
6.      Wydział Inwestycyjny                                                       IN
7.      Referat ds. Wojskowych,
         Obronnych i ObronyCywilnej                                      WOiOC
8.      Referat Rozwoju Gospodarczego,
         Wspierania Przedsiębiorczości
         i Promocji Gminy                                                    RGWPiPG
9.      Obsługa prawna                                                            OP

§ 8

W wydziałach mogą być tworzone referaty oraz jednoosobowe stanowiska pracy.

Rozdział III

SZCZEGÓŁOWE ZAKRESY DZIAŁANIA WYDZIAŁÓW

§ 9

Do wspólnych zadań wydziałów należą w szczególności następujące zadania :
1. Przestrzeganie Konstytucji RP, ustaw i innych przepisów prawa.
2. Przestrzeganie tajemnicy państwowej i służbowej.
3. Przestrzeganie dyscypliny pracy.
4. Przestrzeganie zasad współżycia społecznego.
5. Posiadanie i znajomość przepisów prawnych w zakresie prawa samorządowego, kodeksu postępowania administracyjnego, prawa administracyjnego, aktów prawa miejscowego stanowionego przez gminę.
6. Ciągłe aktualizowanie przepisów prawnych
7. Umiejętność kontaktowania się z mieszkańcami.
8. Przygotowywanie propozycji do strategii rozwoju gminy oraz innych opracowań i analiz.
9. Przygotowywanie projektów uchwał i innych materiałów wnoszonych pod obrady Rady.
10. Przygotowywanie projektów zarządzeń Burmistrza.
11. Rozpatrywanie interpelacji i wniosków radnych, komisji Rady, postulatów mieszkańców.
12. Planowanie zadań rzeczowych i wydatków dotyczących prowadzonej dziedziny.
13. Prowadzenie, w zakresie ustalonym przez organy gminy, kontroli jednostek organizacyjnych gminy.
14. Rozpatrywanie skarg i wniosków.
15. Przygotowywanie projektów sprawozdań, analiz oraz bieżącej informacji z realizacji powierzonych zadań.
16. Wzajemne współdziałanie i uzgadnianie sposobu realizacji wspólnych przedsięwzięć.
17. Pogłębianie wiedzy i podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
18. Przekazywanie Sekretarzowi kopii zawartych umów lub zleceń w celu wprowadzenia do centralnego rejestru.
19. Sygnalizowanie stwierdzonych nieprawidłowości Burmistrzowi.
20. Wykonywanie na polecenie Burmistrza innych zadań nie objętych zakresem działania wydziałów.

§ 10

Do zakresu działania Wydziału Organizacyjnego należą w szczególności  następujące zadania :
1. Realizowanie zadań wynikających z obowiązków Burmistrza związanych z funkcjami reprezentacyjnymi.
2. Współdziałanie w przygotowaniu i przeprowadzaniu wyborów do sejmu, senatu, prezydenta, rady i burmistrza.
3. Ewidencjonowanie postulatów i wniosków oraz interpelacji, przekazywanie ich do załatwiania według kompetencji, kontrola terminowej realizacji i udzielanie odpowiedzi zainteresowanym.
4. Współdziałanie z jednostkami pomocniczymi  gminy.
5. Obsługa organizacyjna i administracyjna Rady Miejskiej i Burmistrza.
6. Prowadzenie spraw dotyczących organizacji i funkcjonowania Urzędu :
- opracowanie  projektów regulaminów, kontrola ich funkcjonowanie,
- obsługa sekretariatu,
- organizowanie dyżurów w Urzędzie,
- obsługa narad organizowanych przez Burmistrza,
- kompleksowa obsługa mieszkańców.
7. Współdziałanie w przygotowaniu sprawozdań, informacji i innych materiałów dla potrzeb Rady i Burmistrza.
8. Prowadzenie ewidencji kontroli zewnętrznej przeprowadzanej przez poszczególne wydziały w jednostkach organizacyjnych gminy.
9. Bieżąca analiza struktur etatowych Urzędu.
10. Przygotowywanie dokumentacji w zakresie :
- zawierania umów o pracę,
- planowaniem urlopów,
- awansowania, nagradzania oraz powoływania i odwoływania kierowników jednostek organizacyjnych gminy,
11. Przygotowywanie wniosków o nadanie odznaczeń państwowych, odznak            i wyróżnień.
12. Nadzór nad prawidłową realizacją uprawnień pracowniczych, systemem nagród i wyróżnień oraz przygotowywaniem dokumentacji związanej z przejściem pracowników na rentę inwalidzką i emeryturę.
13. Współdziałanie z Radą  Pracowniczą w zakresie gospodarowania funduszem świadczeń socjalnych.
14. Wydawanie legitymacji służbowych oraz ubezpieczeniowych.
15. Zarządzanie budynkami Urzędu.
16. Bieżąca konserwacja budynków Urzędu.
17. Gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami i formularzami oraz organizowanie ochrony  mienia Urzędu, w tym prowadzenie ksiąg inwentarzowych.
18. Gospodarowanie odzieżą ochronną i roboczą oraz organizowanie  pracy pracowników obsługi Urzędu.
19. Prowadzenie archiwum zakładowego, kancelarii ogólnej, centrali telefonicznej, faksu i  nadzór nad strukturalną siecią komputerową.
20. Zapewnienie właściwych warunków bhp i p/poż na poszczególnych stanowiskach pracy w Urzędzie.
21. Prenumerata i rozdzielnictwo aktów promulgacyjnych i innych wydawnictw.
22. Koordynowanie pracami związanymi z udziałem Gminy w związkach i porozumieniach międzygminnych.
23. Zamawianie pieczęci i tablic urzędowych oraz prowadzenie ich ewidencji.

Wydział przy znakowaniu spraw używa symbolu "OR".

§ 11

Do zakresu działania Wydziału Finansowego należy w szczególności :

1. Prawidłowe i terminowe opracowywanie projektu budżetu Gminy.
2. Nadzorowanie opracowywanych planów finansowych.
3. Instruktaż, kontrola i bieżący nadzór finansowy w jednostkach organizacyjnych Gminy.
4. Prowadzenie rachunkowości Gminy.
5. Sporządzanie opracowań i analiz opisowych z wykonania budżetu.
6. Dokonywanie zmian w budżecie w toku jego wykonywania na podstawie uchwał i zarządzeń.
7. Obliczanie wynagrodzeń pracowników Urzędu.
8. Ubezpieczanie pracowników i załatwianie wszelkich spraw związanych z tym ubezpieczeniem.
9. Gospodarka mandatami gotówkowymi i kredytowymi oraz ich ewidencja i windykacja.
10. Wydawanie zaświadczeń w zakresie działania Wydziału oraz prowadzenie rejestru głównego dla wydawanych zaświadczeń w Urzędzie.
11. Prowadzenie inwentaryzacji środków trwałych i przedmiotów nietrwałych.
12. Analiza planów ekonomiczno-finansowych jednostek organizacyjnych Gminy .
13. Przygotowywanie materiałów i propozycji dla Burmistrza do udzielania ulg i umorzeń w opłacie podatków.
14. Wymiar i pobór podatków  oraz opłat lokalnych.
15. Pobór należności Gminy w zakresie :
- wieczystego użytkowania gruntów,
- zarządu i użytkowania gruntów,
- dzierżawy gruntów,
- sprzedaży mienia komunalnego,
- najem lokali użytkowych,
- sprzedaży lokali  mieszkalnych.
16. Sprzedaż znaków skarbowych.
17. Sporządzanie upomnień i tytułów wykonawczych za zaległości podatkowe i inne  opłaty.
18. Organizacja i nadzór inkasa podatkowego wykonywanego przez sołtysów.

Wydział  przy znakowaniu spraw używa symbolu "FN".

§ 12

Do zakresu działania Wydziału Budownictwa, Architektury, Geodezji, Gospodarki Gruntami i Planowania Przestrzennego należy w szczególności
W zakresie planowania przestrzennego.
1. Przygotowywanie materiałów do studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Świecie.
2. Przygotowywanie projektów uchwał Rady o przystąpieniu do sporządzania miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.
3. Przygotowywanie materiałów wymaganych procedurą określoną w ustawie w zakresie sporządzania miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego i zmian do planu.
4. Przedstawianie Radzie protestów i zarzutów do planu.
5. Wydawanie wypisów i wyrysów z planu zagospodarowania przestrzennego.
6. Prowadzenie rejestrów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, gromadzenie materiałów związanych z tymi planami oraz przekazywanie do archiwum oryginału miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego ( również uchwalonych i nieobowiązujących).
7. Przekazywanie  Wojewodzie i Staroście Powiatu Świeckiego kopii miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.
8. Przygotowywanie oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy.
9. Przygotowywanie decyzji związanych z pobranie jednorazowej opłaty w związku ze wzrostem wartości nieruchomości przez zmiany dokonane w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego.
10. Przygotowywanie spraw związanych z :
- odszkodowaniami,
- wykupami,
- zamianami.
11. Przygotowywanie wniosków dotyczących zmiany przeznaczenia gruntów rolnych na cele nierolnicze w ramach planów zagospodarowania przestrzennego.
12. Wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania teren oraz decyzji o ich wygaśnięciu.
13. Wydawanie decyzji o sposobie tymczasowego zagospodarowania terenu.
14. Prowadzenie rejestru wydawanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.
15. Przygotowywanie materiałów do opracowania granicy polno-lesnej.
16. Planowanie inwestycji urządzeń infrastruktury komunalnej, uzbrojenia technicznego, a w szczególności przygotowanie terenów pod budownictwo mieszkaniowe.

W zakresie prawa budowlanego i ustawy o własności lokali

17. Nakładanie obowiązku ustanowienia inspektora nadzoru inwestorskiego oraz zapewnienie nadzoru autorskiego.
18. Wydawanie pozwolenia na budowę.
19. Przyjmowanie zgłoszenia o zamiarze budowy oraz wykonania robót budowlanych nie objętych obowiązkiem uzyskania pozwolenia na budowę.
20. Zgłoszenie sprzeciwu w sprawie budowy oraz wykonania robót i nakładanie obowiązku uzyskania pozwoleń na budowę.
21. Przyjmowanie zgłoszenia o rozbiórce nie objętej obowiązkiem uzyskania pozwolenia.
22. Nakładanie obowiązku uzyskania pozwolenia na rozbiórkę.
23. Nakładania obowiązku usunięcia nieprawidłowości w projekcie budowlanym i zatwierdzanie projektu budowlanego.
24. Stwierdzenie wygaśnięcia decyzji o pozwoleniu  na budowę.
25. Prowadzenie rejestru decyzji o pozwoleniu na budowę i przechowywanie dokumentów objętych pozwoleniem   na budowę.
26. Przenoszenie decyzji o pozwoleniu na  budowę na rzecz innej osoby.
27.  Przyjmowanie zawiadomień o zamierzonym terminie rozpoczęcia robót, na które wymagane jest pozwolenie.
28. Przyjmowanie oświadczeń o obowiązku objęcia kierownictwa budowy(rozbiórki) lub określonych robót budowlanych oraz nadzoru nad robotami przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane w odpowiedniej specjalności.
29. Nakładania obowiązków stosowania przepisów prawa budowlanego do obiektów budowlanych wymagających zgłoszenia.
30. Przyjmowanie zawiadomienia o zmianie osób pełniących samodzielne funkcje techniczne na budowie.
31. Wydawanie dziennika budowy, montażu, rozbiórki.
32. Rozstrzyganie o niezbędności wejścia do sąsiedniego budynku, lokalu lub nieruchomości oraz warunków korzystania z tego budynku, lokalu lub nieruchomości.
33. Przyjmowanie zgłoszenia o zamiarze przystąpienia do użytkowania obiektu budowlanego, zgłaszanie sprzeciwu oraz wydawanie pozwolenia na użytkowanie.
34. Udzielanie pozwolenia na zmianę sposobu użytkowania obiektu budowlanego.
35. Żądanie informacji i udostępnienia dokumentów związanych z prowadzeniem  robót, przekazywaniem obiektu budowlanego do użytkowania, a także producenta wyrobów budowlanych.
36. Wydawanie opinii stwierdzających stan zaawansowania robót budowlanych wraz z wnioskiem zainteresowanego.
37. Wydawanie zaświadczeń w oparciu o ustawę o własności lokali, stwierdzających, że dany lokal jest samodzielnym lokalem mieszkalnym.
38. Prowadzenie spraw w zakresie likwidacji barier architektoniczno-budowlanych.

W zakresie geodezji i gospodarki gruntami
39. Prowadzenie ewidencji gruntów mienia komunalnego na terenie Gminy.
40. Prowadzenie map ewidencyjnych dla mienia komunalnego.
41. Prowadzenie kart budynków mienia komunalnego.
42. Przygotowywanie umów dzierżawnych na grunty mienia komunalnego oraz prowadzenie rejestru umów.
43. Prowadzenie rejestru umów najmu na lokale użytkowe.
44. Przygotowywanie gruntów dla zabezpieczenia potrzeb wynikających z planów zagospodarowania przestrzennego.
45. Załatwianie spraw związanych z przygotowaniem dokumentacji prawno-wywłaszczeniowej celem zabezpieczenia wykonawstwa zadań wynikających z planu przestrzennego zagospodarowania.
46. Współdziałanie z jednostkami wykonawstwa geodezyjnego.
47. Przygotowywanie do sprzedaży lokali i budynków oraz gruntów stanowiących własność mienia komunalnego.
48. Zlecanie i nadzór oraz odbiór robót geodezyjno-kartograficznych.
49. Prowadzenie całości spraw dotyczących oddawania w użytkowanie wieczyste gruntów i sprzedaży nieruchomości.
50. Przygotowywanie decyzji o naliczaniu opłat adiacenckich.
51. Prowadzenie całości spraw związanych z nazewnictwem i numeracją budynków na terenie Gminy.
52. Prowadzenie zarządu nad nieruchomościami komunalnymi nieprzekazanymi w zarząd innym jednostkom organizacyjnym.
53. Prowadzenie negocjacji i wykupy nieruchomości niezbędnych do wykonywania zadań Gminy.

W zakresie ochrony dóbr kultury
54. Wydawanie zarządzeń w celu zabezpieczenia zabytku w nagłych przypadkach i niezwłoczne zawiadomienie o tym właściwego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków.
55. Zgłaszanie Wojewódzkiemu Konserwatorowi Zabytków obiektów zasługujących na wciągnięcie do rejestru zabytków.
56. Składanie wniosków o wpis do rejestru zabytków dóbr kultury, nieruchomości oraz kolekcji.
57. Przyjmowanie zawiadomień o znalezieniu przedmiotu archeologicznego lub odkrycia wykopaliska.
58. Niezwłoczne zawiadomienie Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków o otrzymaniu wiadomości dotyczącej znalezienia lub odkrycia przedmiotu lub wykopaliska archeologicznego.
59. Działanie, w porozumieniu z konserwatorem zabytków, w zakresie użytkowania obiektu zabytkowego.

Wydział przy znakowaniu spraw używa symbolu "BAGiGG".

§ 13

Do zakresu działania Wydziału Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Gospodarki Komunalnej należy w szczególności
W zakresie rolnictwa
1. Wykonywanie zadań wynikających z ustawy o zagospodarowaniu wspólnot gruntowych, a zwłaszcza :
- zatwierdzanie statutu spółki oraz jego zmian,
- zatwierdzanie planu zagospodarowania i regulaminu użytkowników gruntów i urządzeń spółki oraz wprowadzanie w tych planach i regulaminach  zmian i uzupełnień,
- tworzenie spółek przymusowych, nadawanie im statutu oraz wyznaczanie organów spółki , ustalanie wynagrodzenia dla osób nie będących członkami spółki a wyznaczonych do jej organów,
- wyrażenie zgody na zbycie, zmianę oraz przeznaczenie na cele publiczne lub społeczne wspólnot gruntowych oraz na zaciąganie pożyczek pieniężnych przez spółkę,
- zatwierdzanie akt zbycia udziału we wspólnocie.

2. Wykonywanie zadań wynikających z ustawy o pracowniczych ogródkach działkowych :
- rekultywowanie i melioracja gruntów przeznaczonych na pracownicze ogrody działkowe,
- doprowadzanie infrastruktury do pracowniczych ogrodów działkowych,
- utrzymywanie porządku i czystości na terenach przylegających do pracowniczych ogrodów działkowych.
3. Wykonywanie zadań wynikających z ustawy o łowiectwie:
- sprawowanie administracji z zakresu łowiectwa,
- przeznaczanie kwot otrzymywanych z czynszu dzierżawnego za obwód łowiecki na cele społeczne gminy oraz na hodowlę i ochronę zwierzyny,
- współdziałanie z dzierżawcą lub zarządcą obwodu łowieckiego w zagospodarowaniu łowieckich obszarów gminy, w szczególności w zakresie ochrony zwierzyny bytującej na jej terenie.

4. Wykonywanie zadań wynikających z Rozporządzenia Prezydenta RP o zwalczaniu zaraźliwych chorób zwierzęcych :
- przyjmowanie i przekazywanie ogłoszeń o podejrzeniu zachorowania  lub zachorowaniu zwierząt na choroby zakaźne, a w  przypadku wałęsania się psa chorego lub podejrzanego o zachorowanie na wściekliznę , podjęcie starań mających na celu jego schwytanie lub zabicie, a w razie niemożności  wykonania- powiadomienie sąsiednich gmin i najbliższego posterunku policji,
- wyznaczenie biegłych do wyceniania zwierząt zabijanych lub padłych w związku z wystąpieniem choroby zaraźliwej,
- ponoszenie kosztów stosowania środków ochronnych i nadzoru na obszarze gminy w związku ze zwalczanie zaraźliwych chorób zwierząt,
- podawanie do wiadomości o zarządzonych przez państwowego lekarza weterynarii tymczasowych środkach w celu umiejscowienia choroby.
5. Zgodnie z ustawą o nasiennictwie, nakazywanie posiadaczom gruntu rolnego zniszczenia zasiewów lub nasadzeń o nieodpowiedniej zdrowotności.
6. Zgodnie z ustawą o ochronie roślin, przyjmowanie zawiadomień o pojawieniu  się chorób, szkodników lub chwastów.
7. Organizowanie i przeprowadzanie spisów rolniczych.
8. Planowanie inwestycji wodociągowych, kanalizacyjnych, telefonicznych i innych infrastruktur na terenie wsi.
9. Współdziałanie z Wydziałem Inwestycyjnym w procesie przygotowywania projektów, ich realizacji i przejmowania do eksploatacji.
10. Współdziałanie z Wydziałem Inwestycyjnym w przygotowywaniu dokumentów
dla uzyskania środków finansowych na zadania inwestycyjne ze źródeł pozabudżetowych.
W zakresie gospodarki komunalnej
11. Organizowanie opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi.
12. Utrzymywanie czystości, ładu i porządku na terenach komunalnych.
13. Eksploatowanie kanalizacji deszczowej i studni publicznych.
14. Prowadzenie ewidencji miejsc pamięci narodowej.
15. Zakładanie i rozszerzanie cmentarzy komunalnych.
16. Decydowanie o zamknięciu cmentarza.
17. Utrzymywanie i zarządzanie cmentarzami komunalnymi.
18. Wydawanie decyzji o przeznaczeniu terenu cmentarnego na inny cel.
19. Utrzymywanie zieleni miejskiej i na terenach wiejskich.
20. Utrzymywanie placów zabaw i komunalnych terenów sportowo-rekreacyjnych.
21. Nadzorowanie funkcjonowania oświetlenia ulic.
22. Zapewnianie opieki bezpańskim zwierzętom domowym, współpraca ze schroniskiem dla zwierząt.
23.Prowadzenie bieżących napraw i utrzymywanie gminnych dróg, ulic, chodników i parkingów.
24. Prowadzenie przeglądów i nadzorowanie stanu oznakowania i nazewnictwa ulic i placów na terenie gminy.
25. Wydawanie decyzji na zamknięcie ulic związanych z wykonywaniem prac w pasie drogowym oraz naliczanie opłat.
26. Wydawanie opinii w sprawach przebiegu dróg wojewódzkich oraz zaliczanie dróg do kategorii wojewódzkiej, gminnej , lokalnej i zakładowej.
27. Wydawanie zezwoleń na lokalizowanie w pasie drogowym obiektów nie związanych z gospodarką drogową i na zajmowanie pasa drogowego, a także orzekanie o przywróceniu pasa drogowego do stanu poprzedniego w razie jego naruszenia w odniesieniu do dróg gminnych.
28. Ustalanie miejsc, gdzie pobiera się opłaty za parkowanie pojazdów, określanie wysokości i sposobu pobierania opłat oraz ich przeznaczenia.
29. Prowadzenie ewidencji dróg i obiektów mostowych.
30. Planowanie inwestycji związanych z działalnością komunalną.

W zakresie prawa wodnego
31. Zatwierdzanie ugody w sprawach zmian stosunków wodnych na gruntach.
32. Nakazywanie wykonania niezbędnych urządzeń zabezpieczających wodę przed zanieczyszczeniem lub zabronienie odprowadzania ścieków do wody w przypadku wprowadzania przez właściciela gruntu do wody ścieków nienależycie oczyszczonych.
33. Organizowanie ochotniczych drużyn ratowniczych.
34. Zarządzanie ewakuacji ludności z obszarów zagrożonych powodzią.
35. Zobowiązywanie do wykonania prac zabezpieczających przed powodzią lub do dostarczenia posiadanych materiałów.
36. Przyznawanie odszkodowań za straty z tytułu udziału w ochronie przed powodzią.
37. Nakazywanie właścicielom gruntów sprzęt w oznaczonym terminie z terenów zmeliorowanych zaopatrzonych w urządzenia nawadniające.
38. Decydowanie o wykonaniu przez państwowe jednostki organizacyjne robót i urządzeń w celu polepszenia stosunków wodnych.
39. Wydawanie pozwoleń wodnoprawnych na zwykłe korzystanie z cudzej wody.
40. Ustanawianie stref ochronnych źródeł.
41. Przyznawanie odszkodowań za szkody poniesione w związku ze zmianą zagospodarowania gruntów w strefach ochronnych.
42. Nakazywanie przywrócenia do stanów poprzednich w przypadku czynności, które mogą utrudnić ochronę przed powodzią.
43. Wydawanie decyzji o utworzeniu spółek wodnych.
44. Zatwierdzanie lub nadawanie statutów spółkom wodnym, zatwierdzanie uchwał o rozwiązaniu spółek wodnych.
45. Stwierdzanie korzyści lub zanieczyszczeń wody oraz ustalanie wysokości składek i innych świadczeń na rzecz spółek wodnych.
46. Podwyższanie wysokości składek i innych składek oraz ma możliwości ich ustalania na rzecz spółek wodnych i ich związków.
47. Planowanie inwestycji związanych z gospodarką wodną na terenie gminy.

W zakresie ochrony środowiska
48. Sprawowanie kontroli przestrzegania i stosowania przepisów o ochronie środowiska.
49. Ustanawianie ograniczeń co do czasu pracy lub korzystania z urządzeń technicznych oraz środków transportu stwarzających dla środowiska uciążliwości w zakresie hałasu i wibracji.
50. Zapewnianie warunków niezbędnych do ochrony środowiska przed odpadami oraz dbanie o utrzymanie porządku i czystości.
51. Realizowanie postanowień uchwały o utrzymaniu porządku i czystości w gminie.
52. Nakazywanie użytkownikom maszyn lub urządzeń technicznych wykonanie czynności ograniczających uciążliwości dla środowiska.
53. W wypadku nie zastosowania się użytkownika do nakazu określonego w art. 76, ust. 1 ustawy o ochronie i kształtowaniu środowiska zobowiązanie do unieruchomienia maszyny lub innego urządzenia technicznego.
54. Obsługiwanie gminnego funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej.
55. Przygotowywanie zestawień rocznych przychodów i wydatków gminnego funduszu.
56. Ogłaszanie zatwierdzonych zestawień przychodów i wydatków.
57. Ustanawianie parków wiejskich określanie ich granic oraz sposobu wykonywania ochrony.
58. Uznawanie za park wiejski terenów, na których znajduje się starodrzew.
59. Koordynowanie spójności planów ochrony przyrody na poddanych ochronie obszarach z planami zagospodarowania przestrzennego.
60. Uzyskiwanie możliwości wprowadzania następujących form ochrony przyrody :
- wyznaczanie obszarów chronionego krajobrazu,
- wprowadzanie ochrony gatunkowej roślin i zwierząt,
- wprowadzanie ochrony indywidualnej w drodze uznania za :
- pomniki przyrody,
- stanowiska dokumentacyjne
- użytki ekologiczne
- zespół przyrodniczo - krajobrazowy.
61. Wyrażanie opinii w postępowaniu o udzielenie przez właściwe organy koncesji na poszukiwanie lub rozpoznawanie złóż kopalin.
62. Uzgadnianie warunków udzielania przez właściwe organy koncesji na :
- wydobywanie kopalin ze złóż,
- poszukiwanie i wydobywanie surowców mineralnych
63. Udzielanie opinii w sprawach obniżania opłat eksploatacyjnych.
64. Prowadzenie kompleksowej edukacji ekologicznej.
65. Sporządzanie projektu gminnego funduszu ochrony gruntów rolnych i leśnych.
66. Realizowanie zadań zatwierdzonych w projekcie gminnego funduszu ochrony gruntów rolnych i leśnych.
67. Planowanie inwestycji związanych z ochroną środowiska.

W zakresie zadań OGRODNIKA MIEJSKIEGO
68. Współpraca z planistą i architektem gminy w sprawach dotyczących tworzenia nowych terenów zieleni, placów zabaw, terenów rekreacyjno - sportowych i innych o podobnym charakterze.
69. Uczestniczenie w pracach dotyczących strategii rozwoju gminy, studium uwarunkowań i zagospodarowania przestrzennego gminy, miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego gminy, a także innych dokumentów planistyczno - rozwojowych gminy. Opiniowanie tych dokumentów.
70. Opracowywanie koncepcji zmian w zagospodarowywaniu istniejących terenów zieleni w gminie, w kierunku uatrakcyjnienia estetycznego, funkcjonalnego i siedliskowego roślin.
71. Opracowywanie koncepcji urządzania terenów zieleni, rekreacyjnych, sportowych, placów zabaw na terenach nowo zagospodarowywanych.
72. Organizowanie i koordynacja sadzenia drzew, krzewów i kwiatów na terenie gminy.
73. Uzgadnianie projektów technicznych i wydawanie decyzji określających warunki przywrócenia do stanu pierwotnego terenów zieleni w przypadkach ich naruszenia.
74. Wydawanie decyzji na usunięcie drzew, krzewów oraz zniszczenie bądź czasowe zajęcie terenów zieleni.
75. Naliczanie opłat i kar za wycinki drzew.

W zakresie zadań komunikacji miejskiej .
76. Nadzór oraz prowadzenie bieżącej kontroli nad funkcjonowaniem komunikacji miejskiej w gminie, a w szczególności w zakresie prawidłowości zawierania umów, rozliczeń i wykorzystania kursów.

Wydział przy znakowaniu spraw używa symbolu "ROŚiGK"

§ 14

Do zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich należą w szczególności

W zakresie Urzędu Stanu Cywilnego

1. Dokonywanie rejestracji stanu cywilnego obywateli, sporządzanie aktów urodzeń, małżeństw i zgonów, prowadzenie akt zbiorowych.
2. Nanoszenie do ksiąg stanu cywilnego wzmianek i przypisków na podstawie dokumentów mających wpływ na treść lub ważność aktu stanu cywilnego wpływających z sądów i innych organów państwowych.
3. Systematyczne przekazywanie danych dotyczących stanu cywilnego organom ewidencji mających powiązania z systemem ewidencyjnym PESEL
4. Przyjmowanie zapewnień i oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński w sposób określony Kodeksem Rodzinnym i Opiekuńczym.
5. Przyjmowanie oświadczeń o powrocie do nazwiska rodowego kobiety rozwiedzionej, o uznaniu dziecka, o nadaniu dziecku nazwiska męża matki.
6. Wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach sprostowania błędów pisarskich, umiejscowienia aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą, na zawarcie małżeństwa poza miejscem zamieszkania, przed upływem terminu wyczekiwania do zawarcia do zawarcia małżeństwa.
7. Prowadzenie korespondencji konsularnej.
8. Wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej obywateli polskich do zawarcia małżeństwa za granicą.
9. Przygotowywanie wniosków o nadanie odznaczeń państwowych "Za długoletnie pożycie małżeńskie".
10. Prowadzenie archiwum ksiąg i akt stanu cywilnego własnych oraz wtóropisów z USC byłego powiatu  świeckiego  w oparciu o Rozp. Min. Spr. Wewn. Dz. U. Nr 7, poz. 43 z 1967 r.
11. Prowadzenie rejestrów aktów stanu cywilnego.
12. Sporządzanie sprawozdawczości GUS z zakresu rejestracji stanu cywilnego.
13. Prowadzenie spraw z zakresu zbiórek publicznych i zgromadzeń.

W zakresie ewidencji ludności
1) Przyjmowanie wniosków i ich konfrontacja z aktami stanu cywilnego, wypisywanie metryczek oraz wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość.
2) Prowadzenie kart magazynowych pobranych blankietów DO, kasowanie dowodów tożsamości.
3) Udzielanie informacji z kart osobowych oraz informacji adresowych z Kart Osobowych Mieszkańców.
4) Nanoszenie numerów ewidencyjnych PESEL.
5) Wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania lub wymeldowania w oparciu o obowiązujące przepisy.
6) Meldowanie i wymeldowywanie osób na pobyt stały i czasowy.
7) Prowadzenie Kart Osobowych Mieszkańców oraz kartoteki alfabetycznej mieszkańców miasta i gminy.
8) Systematyczne przekazywanie danych do systemu ewidencyjnego PESEL.
9) Udział w przygotowywaniu i przebiegu wyborów do sejmu, senatu, prezydenta i Rady Miejskiej.
10) Nanoszenie danych z książeczek wojskowych odnośnie numeru i stopni wojskowych na karty KOM.

Wydział przy znakowaniu spraw używa symbolu "USCiSO".

§ 15

Do zakresu działania Wydziału Inwestycyjnego należy w szczególności

1. Kompleksowa realizacja zadań inwestycyjnych zaplanowanych przez wszystkie komórki organizacyjne urzędu, Ośrodek Pomocy Społecznej, Ośrodek Oświaty i Wychowania w zakresie : budowy, rozbudowy, modernizacji, adaptacji i remontów o wartości przekraczającej 10 tys. EURO lub jeśli zakres rzeczowy i wartość zadań inwestycyjnych w placówkach oświatowych przekroczy możliwość brygady remontowej OOiW.
2. Opracowywanie planów finansowych i studiów wykonalności wszystkich zadań inwestycyjnych zaproponowanych do realizacji przez komórki organizacyjne urzędu, Ośrodek Pomocy Społecznej i Miejsko - Gminną Przychodnię, które będą stanowić podstawę do planowania budżetu gminy.
3. Przygotowywanie, organizowanie i rozstrzyganie przetargów zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych na:
- opracowanie projektów technicznych,
- wybór wykonawcy zadania inwestycyjnego,
- opracowanie ekspertyz, analiz i innych materiałów niezbędnych do wykonania i przekazania zadania inwestycyjnego do eksploatacji.
4. Przygotowywanie i uzyskanie wszystkich dokumentów formalno - prawnych wymaganych przez ustawę o planowaniu przestrzennym, prawo budowlane i inne przepisy szczegółowe niezbędne do rozpoczęcia zadania inwestycyjnego.
5. Nadzorowanie wykonania zadania inwestycyjnego poprzez :
- zgłoszenie właściwemu organowi faktu rozpoczęcia robót budowlanych wraz z przekazaniem oświadczeń kierownika budowy i inspektorów nadzoru,
- przekazanie placu budowy,
- prowadzenie dokumentacji budowy,
- wyznaczenie w drodze przetargu obsługi geodezyjnej inwestycji oraz prowadzenie nadzoru nad jej pracami,
- prowadzenie spraw bieżących i dokumentacji budowy w trakcie realizacji zadania inwestycyjnego,
- sprawowanie kontroli zgodności realizowanej budowy z projektami, pozwoleniem na budowę, przepisami i obowiązującymi Polskimi Normami,
- sprawdzanie jakości wykonanych robót, wbudowanych wyrobów i materiałów,
- sprawdzanie i odbiór robót budowlanych ulegających zakryciu lub znikających,
- uczestniczenie w próbach i odbiorach technicznych instalacji, urządzeń technicznych i przewodów kominowych,
- uczestniczenie w odbiorach częściowych,
- potwierdzenie faktycznie wykonanych robót wraz z rozliczeniem finansowym budowy.
6. Przygotowywanie wszystkich materiałów i dokumentów formalno - prawnych niezbędnych do zakończenia i przekazania zadania do eksploatacji tzn:
- dokonanie odbioru końcowego wraz ze skompletowaniem dokumentacji odbiorowej budowy,
- zawiadomienie właściwych organów określonych w art. 56, ust. 1 Prawa Budowlanego (Dz. U. Nr 89, poz. 414 z późn. zmianami) o zakończeniu budowy obiektu budowlanego i zamiarze przystąpienia do jego użytkowania,
- przekazanie inwestycji właścicielowi lub zarządcy do użytkowania wraz z uzyskaniem decyzji na użytkowanie w przypadkach tego wymagających,
- przekazanie właścicielowi lub zarządcy obiektu pełnej dokumentacji budowy, dokumentacji powykonawczej, wszelkich dokumentów i decyzji dotyczących obiektu, a także w razie potrzeby instrukcji obsługi i eksploatacji obiektu, instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem.
7. Zapewnienie nadzoru inwestorskiego nad zadaniami realizowanymi przez Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji i Miejsko - Gminną Przychodnię Zdrowia.
8. Przygotowanie niezbędnych materiałów i projektów wnoszonych pod obrady  rady miejskiej i zarządu miasta dotyczących wykonania zadania inwestycyjnego .
9. Realizowanie zadań wynikających z uchwał rady miejskiej i zarządu miejskiego w zakresie  działania  wydziału .
10. Przygotowanie materiałów i innych niezbędnych dokumentów dla uzyskania środków finansowych ze źródeł pozabudżetowych.
11. Udział w przygotowywaniu  i rozstrzyganiu zamówień publicznych nie będących zadaniami inwestycyjnymi realizowanych przez wszystkie pozostałe komórki organizacyjne urzędu w zakresie prawidłowego stosowania wymogów ustawy o zamówieniach publicznych .

Wydział przy znakowaniu spraw używa symbolu " IN ".

§ 16

Do zakresu działania  Obsługi Prawnej Urzędu wykonywanej w oparciu o umowę cywilno-prawną lub umowę o pracę, należą w szczególności następujące sprawy :
1. Obsługa prawna  Burmistrza i doradztwo prawne na rzecz komórek organizacyjnych urzędu oraz prowadzenie spraw zastępstwa sądowego.
2. Opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów zarządzeń burmistrza oraz projektów uchwał rady.
3. Inicjowanie i dokonywanie ocen skuteczności funkcjonowania prawa oraz opracowywania informacji i wniosków wynikających z tych ocen.
4. Opiniowanie umów o charakterze cywilno - prawnym zawieranych przez Burmistrza i komórki organizacyjne urzędu.
5. Przygotowywanie pism procesowych.
6. Udzielanie informacji i pomocy prawnej pracownikom urzędu w interpretowaniu przepisów prawa.
7. Udzielanie pomocy prawnej pracownikom Urzędu w załatwianiu indywidualnych spraw oraz opiniowanie opracowanych w Urzędzie decyzji.
8. Prowadzenie kontroli wykonania aktów prawnych  organów gminy.

Samodzielne Stanowisko Obsługi Prawnej przy znakowaniu spraw używa symbolu " OP "

§ 17

Do zakresu działania Referatu ds. Wojskowych, Obronnych i Obrony Cywilnej należy w szczególności

1. W zakresie obrony cywilnej
1. Planowanie i opracowanie projektów zarządzeń Szefa Obrony Cywilnej Gminy w sprawie realizacji zadań szefa obrony cywilnej.
2. Koordynowanie i nadzorowanie przygotowań obrony cywilnej realizowanych przez instytucje i przedsiębiorstwa państwowe, zakłady prywatne i spółdzielcze działające na terenie miasta i gminy
3. Opracowywanie i aktualizacja przy współudziale wydziałów i innych zainteresowanych instytucji planu obrony cywilnej oraz innych dokumentów dotyczących działania obrony cywilnej na terenie miasta i gminy, a także nadzorowanie i koordynowanie opracowywania tych planów w wydziałach urzędu i zakładach pracy
4. Planowanie i przygotowywania do działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz systemu wykrywania skażeń, a także utrzymanie w gotowości do działania urządzeń i elementów tych systemów
5. Powoływanie i nadzór nad przygotowaniem do działania formacji obrony cywilnej
6. Współudział w opracowywaniu założeń i planów w zakresie ewakuacji ludności
7. Sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem i zapewnieniem funkcjonowania budowli ochronnych, urządzeń specjalnych oraz urządzeń i obiektów na potrzeby kierowania obroną cywilną
8. Planowanie przygotowania zaciemnienia miasta i gminy oraz kontrola zakładów pracy w tym zakresie
9. Opracowanie wniosków i propozycji w zakresie przygotowania ochrony zakładów pracy oraz obiektów i urządzeń użyteczności publicznej przed działaniem środków rażenia, a także sprawowanie nadzoru nad działalnością tych przedsięwzięć
10. Planowanie i koordynacja przedsięwzięć w zakresie przygotowania sił i środków do prowadzenia akcji ratunkowej i udzielania pomocy poszkodowanym
11. Współudział w organizowaniu przedsięwzięć w zakresie zwalczania klęsk żywiołowych i usuwania ich skutków, a także planowania wykorzystania w tych akcjach formacji obrony cywilnej
12. Planowanie wykorzystania pozostających do dyspozycji zakładów pracy maszyn i urządzeń, sprzętu i środków przydatnych do realizacji zadań obrony cywilnej oraz opracowywanie w razie potrzeby propozycji Szefa OC i ich wykorzystanie
13. Planowanie, rozdzielnictwo i zaopatrywanie obrony cywilnej w sprzęt, środki i umundurowanie, a także nadzór i kontrola zapewnienia odpowiednich warunków przechowywania i eksploatowania sprzętu, środków i umundurowania w zakładach pracy
14. Organizowanie ochrony obiektów według ustaleń WZKOLSO.
15. Koordynacja planowania ochrony płodów rolnych i zwierząt gospodarskich, produktów żywnościowych i pasz oraz ujęć i urządzeń wodnych przed środkami rażenia, a także sprawowanie nadzoru nad realizacją tych przedsięwzięć.
16. Utrzymanie współpracy z WKU w zakresie nadawania przydziałów organizacyjno - mobilizacyjnych formacji obrony cywilnej.
17. Składanie wniosków o realizację świadczeń osobistych i rzeczowych dla potrzeb obrony cywilnej.
18. Udział w planowaniu oraz nadzorowanie realizacji przedsięwzięć w zakresie ochrony dóbr kultury przed środkami rażenia.
19. Prowadzenie dokumentacji ewidencyjnej w zakresie formacji obrony cywilnej, budowli ochronnych i urządzeń specjalnych systemu alarmowania, gospodarki sprzętem obrony cywilnej, szkolenia ludności,  a także kontrolowanie tych dokumentów w zakładach pracy.
20. Opracowywanie sprawozdań oraz meldunków z realizacji zadań obrony cywilnej - na zasadach określonych odrębnymi przepisami.
21. Wykonywanie innych zadań w zakresie obrony cywilnej określonych w odrębnych przepisach.

W zakresie spraw wojskowych i obronnych.
22. Prowadzenie spraw związanych z rejestracją przedpoborowych i spraw związanych z przeprowadzeniem poboru na terenie miasta i gminy Świecie.
23. Opiniowanie i wydawanie decyzji w sprawach konieczności sprawowania przez żołnierza bezpośredniej opieki nad członkami rodziny, uznanie żołnierza za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny.
24. Opracowanie decyzji na podstawie wniosków organów uprawnionych do ich składania na świadczenia osobiste i rzeczowe na rzecz obrony.
25. Utrzymywanie w stałej aktualności dokumentacji dotyczącej świadczeń na rzecz obrony.
26. Utrzymywanie w stałej aktualności dokumentacji dotyczącej akcji kurierskiej i rozplakatowania obwieszczeń w czasie ogłoszenia mobilizacji.
27. Prowadzenie rejestru niewypałów.
28. Realizowanie zadań związanych z prawidłowym funkcjonowaniem jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych na terenie  Gminy Świecie.
29. Realizacja zadań obronnych powierzonych Burmistrzowi do wykonania w zakresie obronności kraju, a w szczególności utrzymanie w stałej aktualności dokumentacji obronnej ;
- Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego na czas wojny,
- zakres działania w dziedzinie obronności w czasie pokoju na poszczególnych stanowiskach pracy,
- dokumentacja stałego dyżuru,
- aktualizacja zestawów zadań obronnych Urzędu Miejskiego w Świeciu,
- kalendarzowy i tematyczny plan szkoleń.

W zakresie kancelarii tajnej.

Kancelaria tajna stanowi wyodrębnioną komórkę organizacyjną podległą bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony, odpowiedzialną za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i takich dokumentów uprawnionym osobom.
Do obowiązków kierownika kancelarii należy w szczególności :
1) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w urzędzie,
2) udostępnianie lub wydawanie dokumentów oznaczonych klauzulą "Ściśle tajne", "Tajne", "Poufne". "Zastrzeżone" osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa,
3) egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne,
4) kontrola przestrzegania właściwego oznaczenia i rejestrowania dokumentów w kancelarii tajnej oraz w urzędzie,
5) wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony,
6) prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom.

W zakresie ochrony informacji niejawnych.
Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych :
1) odpowiada za zapewnienie przestrzegania przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych,
2) zapewnia ochronę informacji niejawnych, systemów i sieci teleinformatycznych,
3) przeprowadza kontrolę ochrony informacji niejawnych, ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
4) zapewnia fizyczną ochronę urzędu, opracowuje plan ochrony i nadzoruje jego realizację,
5) przeprowadza szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,
6) współpracuje z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa i informuje na bieżąco Burmistrza o przebiegu tej współpracy,
7) opracowuje plan postępowania z materiałami zawierającymi wiadomości niejawne stanowiące tajemnicę państwową - w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego,
8) opracowuje szczegółowe w zakresie ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową - oznaczonych klauzulą " zastrzeżone "
9) wyjaśnia okoliczności naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych,
10) prowadzi wykaz stanowisk i prac zleconych oraz osób dopuszczonych do pracy lub służby na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych,
11) wnioskuje o wyznaczenie kierownika kancelarii tajnej oraz wyznacza pracownika przejmującego kancelarię tajną w przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii tajnej.
12) przeprowadza postępowanie sprawdzające zwykłe, wydaje poświadczenia bezpieczeństwa oraz prowadzi ewidencję osób, które uzyskały poświadczenie bezpieczeństwa.

§ 18

Do zakresu działania Referatu Rozwoju Gospodarczego, Wspierania Przedsiębiorczości i Promocji Gminy należy w szczególności :

W zakresie działalności gospodarczej
1. Podstawowe doradztwo w zakresie rozpoczęcia działalności gospodarczej oraz pomoc w uzyskaniu pozwoleń i załatwianiu formalności związanych z rozpoczęciem działalności gospodarczej.
2. Prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej.
3. Wydawanie zaświadczeń podmiotom gospodarczym o dokonanym wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.
4. Przygotowywanie decyzji dotyczących wykreślenia oraz odmowy wpisu do ewidencji działalności gospodarczej.
5. Prowadzenie spraw związanych z prywatyzacją i przekształceniem przedsiębiorstw komunalnych.
W zakresie wspierania przedsiębiorczości
6. Zbieranie i aktualizacja danych o podmiotach gospodarczych z terenu gminy.
7. Opracowanie i przygotowanie struktury gospodarczej Gminy Świecie.
8. Opracowywanie ofert inwestycyjnych.
9. Podejmowanie działań dotyczących problemów bezrobocia.
10. Wdrażanie i monitoring działalności strategicznej gminy.
11. Poszukiwanie możliwości pozyskania środków finansowych do rozwoju gospodarczego gminy.
12. Inicjowanie i współpraca z pozarządowymi organizacjami społecznymi.

W zakresie wydawania zezwoleń na prowadzenie sprzedaży alkoholu
13. Przygotowywanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu w sklepach i zakładach gastronomicznych.
14. Prowadzenie rejestru wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych według rodzajów.
15. Prowadzenie rejestru opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu.
16. Kontrola przestrzegania wymagań ustawowych od podmiotów ubiegających się o zezwolenie na sprzedaż alkoholu.
17. Współdziałanie w realizacji programów przeciwdziałających alkoholizmowi.

W zakresie działalności targowej.
18. Nadzór nad funkcjonowaniem targowisk.
19. Nadzór nad realizacją postanowień uchwał Rady Miejskiej dotyczących targowisk.
20. Przygotowywanie projektów uchwał i zarządzeń w sprawach targowisk.

W zakresie promocji gminy
21. Opracowywanie materiałów promujących gminę.
22. Prowadzenie spraw związanych z uczestnictwem w targach i wystawach, których celem jest promowanie możliwości społeczno - gospodarczych gminy.
23. Opracowywanie informacji dla środków masowego przekazu o podjętych przez Radę Miejską i Burmistrza działaniach w zakresie wspierania przedsiębiorczości i promocji gminy.
Referat przy znakowaniu spraw używa symbolu " RGWPiPG ".

Rozdział  iV

ZAKRES CZYNNOŚCI, UPRAWNIEŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI POSZCZEGÓLNYCH STANOWISK PRACY

§ 19

1. Kierownicy wydziałów (referatów) określają szczegółowo zakresy obowiązków i odpowiedzialności dla pracowników z podziałem na zadania własne, zlecone i powierzone przekazując kopię zakresu obowiązków i odpowiedzialności do akt osobowych Wydziałowi Organizacyjnemu.
2. Kierownicy wydziałów (referatów) odpowiedzialni są przed Burmistrzem za sprawne i zgodne z prawem funkcjonowanie wydziału (referatu).
3. Kierownicy wydziałów (referatów ) pełnią nadzór nad wypełnianiem obowiązków służbowych przez podległych pracowników.
4. Pracownicy Urzędu Miejskiego powinni wykonywać swoje obowiązki w sposób zapewniający sprawną i prawidłową realizację zadań Urzędu.
5. Do obowiązków kierownika wydziału (referatu) należy :
- kierowanie pracą wydziału,
- nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem zadań określonych w regulaminie pod względem merytorycznym i finansowym przez podległych pracowników,
- sprawowanie kontroli wewnętrznej w wydziale (referacie) oraz zewnętrznej w jednostkach organizacyjnych gminy,
- nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników regulaminu pracy urzędu, tajemnicy państwowej, służbowej, p.poż. i bhp,
- informowanie przez przełożonych o stanie wykonania zadań.

Rozdział V

ZASADY POSTĘPOWANIA PRZY OPRACOWYWANIU AKTÓW PRAWNYCH BURMISTRZA ORAZ UCHWAŁ RADY MIEJSKIEJ I ICH REALIZACJI

§ 20

1. Akty prawne Burmistrza nie stanowiące przepisów prawa miejscowego są wydawane w formie :
- zarządzeń
- poleceń
2. Projekty aktów prawnych Burmistrza opracowują kierownicy wydziałów (referatów) urzędu stosownie do właściwości merytorycznej.
3. Projekty aktów prawnych regulujących sprawy wykraczające poza zakres rzeczowy wydziału (referatu) podlegają uzgodnieniu przez opracowującego projekt z kierownikami innych zainteresowanych wydziałów (referatów).
4. Projekt aktu prawnego podlega sprawdzeniu pod względem prawnym i merytorycznym przez radcę prawnego.
5. Projekt aktu prawnego kierownik wydziału (referatu) przedkłada Burmistrzowi do podpisu.
6. Do projektów aktów prawnych należy dostarczyć uzasadnienie sporządzone na osobnej karcie. Pod uzasadnieniem podpisuje się wnioskodawca projektu.
7. Akty prawne burmistrza podlegają wpisom do rejestru prowadzonego przez Wydział Organizacyjny.

Rozdział VI

ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI

§ 21

1. Burmistrz podpisuje :
1) zarządzenia i polecenia,
2) dokumenty kierowane do organów administracji rządowej, przedstawicielstw dyplomatycznych, uzasadnienia do uchwał Rady Miejskiej,
3) odpowiedzi na interpelacje radnych, wnioski posłów,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski,
5) pisma z podporządkowanych merytorycznie wydziałów określonych w § 2, pkt. 16,
6) decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji.

2. Zastępca Burmistrza w ramach udzielonych upoważnień przez Burmistrza :
1) podpisuje z upoważnienia Burmistrza decyzje w indywidualnych sprawach,
2) podpisuje pisma z podporządkowanych merytorycznie wydziałów określonych w § 4, pkt. 7,
3) podpisuje pisma określone w § 21, pkt.1 w przypadku nieobecności lub niemożności pełnienia funkcji przez Burmistrza.
3. Dokumenty przedstawione do podpisu Burmistrzowi, Zastępcy Burmistrza powinny być uprzednio parafowane przez kierowników wydziałów (referatów).
4. Pracownik przygotowujący projekt załatwienia sprawy w formie pisma, projekt ten zaopatruje swoim ustalonym skrótem umieszczonym z lewej dolnej strony tekstu.

§ 22

1. Kierownicy wydziałów (referatów) podpisują :
- decyzje w sprawach indywidualnych na podstawie imiennego upoważnienia Burmistrza,
- korespondencję o charakterze technicznym wynikającą ze specyfikacji kierowanego wydziału (referatu) z wyłączeniem korespondencji zastrzeżonej do podpisu przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza.
2. Prawo do podpisywania korespondencji mają również wyznaczeni przez kierownika wydziału (referatu) pracownicy w przypadku długotrwałej nieobecności kierownika. Wyznaczenia pracownika do podpisywania korespondencji może być jednorazowe lub stałe.

W powyższym przypadku podpis musi otrzymać brzmienie :
Kierownik Wydziału (Referatu)

w/z __________________________
      /imię i nazwisko pracownika
    stanowisko służbowe/

Rozdział VII

ORGANIZACJA PRACY URZĘDU

§ 23

1. Burmistrz przyjmuje interesantów w ramach skarg i wniosków we wtorki w godz. 730 - 1600.
2. Tygodniowy wymiar czasu pracy pracownika Urzędu wynosi czterdzieści godzin i nie może przekroczyć ośmiu godzin na dobę.
3. Jeżeli wymagają tego potrzeby Urzędu można zatrudnić urzędnika samorządowego poza podstawowym wymiarem czasu pracy, w wyjątkowych wypadkach także w nocy, w niedzielę i święta.
4. Czas pracy powinien być w pełni wykorzystany na pracę zawodową. Załatwianie spraw społecznych, osobistych  i innych nie związanych z pracą zawodową powinno odbywać się w czasie wolnym od pracy.
5. Załatwianie spraw wymienionych w § 23, pkt. 4 w godzinach pracy jest dopuszczalne tylko w razie konieczności, po uzyskaniu aprobaty burmistrza lub kierownika wydziału (referatu), w którym pracownik jest zatrudniony, oraz dokonania wpisu do rejestru wyjść.
6. Czas pracy faktycznie nie wykorzystany na prace  zawodowe w związku ze zwolnieniem w celu załatwienia spraw osobistych podlega odpracowaniu lub odpisaniu z urlopu wypoczynkowego.
7. Urzędnicy mianowani ponoszą odpowiedzialność porządkową lub dyscyplinarną za naruszenie obowiązków pracownika na zasadach określonych w ustawie o pracownikach samorządowych.
8. Pracownicy Urzędu zatrudnieni na podstawie umowy o pracę ponoszą odpowiedzialność porządkową na podstawie przepisów kodeksu pracy.
9. Szczegółowy zakres organizacji pracy Urzędu , rozkład czasu pracy oraz prawa i obowiązki pracowników określa Regulamin Pracy Urzędu Miejskiego w Świeciu.

§ 24

1. Indywidualne sprawy załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego oraz przepisach szczegółowych.
2. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego.
3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw ponoszą kierownicy wydziałów (referatów) oraz pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.
4. Kontrolę i koordynację działań komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw, w tym zwłaszcza skarg i wniosków oraz interwencji sprawuje Sekretarz Gminy.

§ 25

1. Sprawy wnoszone przez strony do Urzędu są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw na poszczególnych stanowiskach pracy zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną.
2. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu rejestrowane są w rejestrze centralnym prowadzonym przez Wydział Organizacyjny.
3. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie realizowane są na podstawie Instrukcji Kancelaryjnej.
4. Instrukcja Kancelaryjna zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Urzędzie.
5. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową regulują odrębne przepisy.

Rozdział VIII

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 26

1. Regulamin nadaje i zmiany regulaminu zatwierdza Burmistrz Świecia.
2. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 18 listopada  2002 r.